selezionando il pulsante che raffigura un ingranaggio nell'angolo superiore sinistro dell'interfaccia utente, è possibile accedere al menù delle preferenze account.

Da qui l'utente può personalizzare numerose caratteristiche e funzionalità del sistema legalcom. In questo capitolo vengono spiegate nel dettaglio le funzionalità e le personalizzazioni a disposizione.

Una volta aperto, il pannello delle preferenze mostra sulla sinistra un elenco delle categorie di opzioni a disposizione, selezionando le singole voci verrà mostrato un ulteriore riquadro contenente le opzioni appartenenti alla categoria selezionata nella parte destra.

Dal menù Generale è possibile personalizzare le caratteristiche di base dell'interfaccia web: è possibile specificare la lingua della webmail, che al momento è disponibile in italiano e inglese, selezionare l'applicazione che si desidera venga aperta al momento dell'accesso (Posta elettronica, Contatti, Calendario), il fuso orario (utilizzato per definire gli orari degli appuntamenti nel calendario) e il tema.

Tra le opzioni di posta elettronica sono disponibili le seguenti personalizzazioni

È possibile impostare il sistema affinché richieda sempre la conferma di lettura per ciascun messaggio inviato, in modo da non dover configurare l'opzione ogni volta per ciascuna singola mail che si compone.

Inoltre si può scegliere di aggiungere in automatico alla propria rubrica degli indirizzi eventuali indirizzi sconosciuti dai quali si ricevono i messaggi di posta: questo permette di fruire della funzionalità di autocompletamento dell'indirizzo in fase di composizione.

Per quanto concerne le opzioni di visualizzazione, è possibile personalizzare la posizione del riquadro di lettura dei messaggi rispetto all'elenco delle email, che può essere posizionato: nella parte inferiore della videata, a destra dell'elenco messaggi o completamente rimosso.

È inoltre possibile definire il comportamento che l'applicazione deve adottare quando i mittenti richiedono una conferma di lettura: è possibile ignorare la richiesta o inviare la notifica in maniera automatica, oppure fare in modo che venga mostrata una finestra di dialogo che chieda ogni volta il comportamento che si desidera adottare per la specifica email.

Nel caso in cui l'amministratore abbia deciso di consentire ai singoli utenti di personalizzare le opzioni del filtro antispam, verranno abilitati i campi per configurarne il livello di severità. All'utente verrà data la possibilità di impostare il numero di punti superato il quale i messaggi di posta elettronica verranno considerati come indesiderati, e il numero di punti che definiscono la soglia al si sopra della quale i messaggi verranno automaticamente cancellati. Oltre ai valori impostati dall'utente, verranno mostrate a lato le impostazioni globali definite dall'amministratore, come riferimento utile alla calibrazione dello strumento.

Approfondimento: Per ulteriori dettagli sul funzionamento del filtro antispam installato sui sistemi legalcom fare click qui

È possibile anche consultare la seguente risorsa in lingua inglese: SpamAssassin Wiki

L'ultimo gruppo di opzioni consente di personalizzare le cartelle predefinite per il il salvataggio dei messaggi: è possibile specificare la cartella per

• La Posta Inviata
• Il Cestino
• Le Bozze

Nel caso in cui la cartella con il nome specificato non esista, questa verrà automaticamente creata all'accesso successivo.

LegalCom consente agli utenti di configurare in un'unica interfaccia web più account di posta elettronica, consultabili attraverso i protocolli IMAP e SMTP.

Accedendo alla voce Lista account e selezionando nella barra in alto la voce Nuovo è possibile aggiungere ulteriori account di posta elettronica, che risulteranno accessibili direttamente dall'applicazione Posta Elettronica.

All'utente verrà richiesto di compilare, oltre al nome e all'indirizzo email, i seguenti parametri di configurazione:

IMAP

• Indirizzo Server: l'indirizzo del server di posta in arrivo
• Porta: la porta su cui è in ascolto il server IMAP (predefinita 143, o 993 per IMAP over SSL)
• SSL: da spuntare se il server supporta la crittografia SSL (consigliato)
• Nome utente: il nome utente dell'account di posta
• Password / Conferma Password: la password per l'account di posta

Cartelle Imap

• Posta Inviata: la cartella IMAP dove salvare i messaggi inviati
• Cestino: la cartella cestino
• Bozze: la cartella per le bozze e i salvataggi automatici dei messaggi

SMTP

• Indirizzo Server: l'indirizzo del server di posta in uscita
• Porta: la porta del server (predefinita 25, 465 per SMTP over SSL)
• SSL: da spuntare se il server supporta la crittografia SSL (consigliato)
• Nome utente: il nome utente dell'account di posta
• Password / Conferma Password: la password per l'account di posta

Prima di procedere al salvataggio della configurazione è possibile premere il pulsante Test Connessione che permetterà al sistema di verificare preventivamente che le opzioni inserite siano corrette. Una volta verificato che la configurazione è funzionante è possibile salvare le impostazioni.

Le opzioni di firma permettono all'utente di definire un testo che verrà automaticamente aggiunto in coda ai messaggi di posta elettronica inviati.

Selezionando la voce Nuovo verrà mostrata una finestra di dialogo all'interno della quale sarà possibile comporre la firma desiderata.

All'interno della firma è possibile inserire, attraverso un semplice editor visuale, contenuto quale immagini, testo e collegamenti web.

Gli utenti più esperti hanno la possibilità di passare dalla visualizzazione classica dell'editor, alla visualizzazione dorgente, che permetterà loro di agire direttamente sul codice HTML che costituisce la firma.

Sarà inoltre necessario specificare un nome identificativo della firma, e decidere se impostarla come predefinita.

L'utente ha la possibilità di creare un numero arbitrario di firme, per poter scegliere ogni volta quale utilizzare nei singoli contesti di composizione.

Se una firma è impostata come predefinita, questa verrà aggiunta in automatico in coda al messaggio in fase di composizione.

Nella scheda di gestione dei filtri è possibile creare delle regole sulla posta elettronica, per far sì che l'applicazione svolga automaticamente delle operazioni di smistamento, inoltro o cancellazione in base a dei criteri preventivamente definiti dall'utente.

Selezionando il pulsante Nuovo nella barra superiore verrà mostrata una schermata come quella in figura

La finestra di dialogo si compone di due parti principali: Nella parte superiore è possibile assegnare un nome identificativo al filtro che si sta creando, e specificare le azioni che devono essere svolte dal filtro in questione; è possibile spostare i messaggi interessati in una cartella, piuttosto che direttamente nel cestino, è possibile eliminare i messaggi o configurare degli inoltri automatici verso uno o più indirizzi esterni

Nella parte inferiore della finestra di dialogo vengono invece definiti dall'utente i criteri che devono essere rispettati dal messaggio affinché le azioni sopra configurate vengano eseguite.

Per prima cosa l'utente dovrà decidere la modalità con cui verranno gestiti i criteri necessari affinché le operazioni definite nel filtro vengano eseguite; è possibile decidere se sia sufficiente che un solo criterio sia valido, oppure se sia necessario che tutte le condizioni richieste vengano soddisfatte.

Cliccando su Nuovo nel riquadro inferiore verrà aperta un'ulteriore finestra di dialogo all'interno della quale sarà possibile configurare i criteri di filtro.

• Nella voce campo è necessario specificare il campo del messaggio che dovrà essere analizzato (indirizzo mittente, indirizzo destinatario, dominio mittente, dominio destinatario, oggetto)
• La condizione permette di specificare se sia necessaria un'uguaglianza stretta del valore contenuto nel campo con quello specificato, o se sia sufficiente una corrispondenza parziale
• il valore è una stringa arbitraria definita dall'utente.

Esempio:

Se l'indirizzo email mittente è uguale a easymail@secoges.com

Se l'oggetto contiene la parola assistenza

La funzionalità di risposta automatica, permette di definire un messaggio di risposta che il sistema invierà automaticamente al mittente di ogni nuova mail ricevuta. Questa funzionalità può essere particolarmente utile nel caso in cui ci si trovi fuori sede e non si abbia la possibilità di consultare la propria posta elettronica, oppure per informare i corrispondenti di un cambio di indirizzo email.

Per attivare la funzionalità, per prima cosa è necessario spuntare la voce Abilitato, quindi nel riquadro sottostante è possibile definire il testo del messaggio di risposta.

In aggiunta l'utente può specificare un periodo di tempo per il quale attivare la funzionalità; nel caso in cui venga specificato un intervallo temporale, la risposta automatica verrà automaticamente disattivata allo scadere del periodo selezionato.

In fine, è possibile specificare degli indirizzi ai quali inoltrare, temporaneamente, i messaggi ricevuti: funzionalità particolarmente utile se si desidera, per esempio, inoltrare i messaggi ad un collega durante il proprio periodo di assenza dall'ufficio.

All'interno di questa sezione l'utente può personalizzare la configurazione del calendario

Nello specifico è possibile, nel caso l'utente ne abbia creato più di uno, specificare il calendario predefinito che verrà caricato all'avvio dell'applicazione calendario, specificare la durata predefinita di un evento, che verrà utilizzata nel caso in cui l'utente non specifichi manualmente l'informazione, e impostare i minuti di preavviso per l'invio di un promemoria.

Tramite la scheda inoltri è possibile configurare degli indirizzi aggiuntivi a cui inoltrare le email ricevute.

nella schermata principale viene mostrato un elenco degli indirizzi email a cui vengono inoltrate le email ricevute, mentre premendo il tasto Nuovo viene aperta una finestra di dialogo attraverso la quale è possibile specificare un nuovo indirizzo.

Affinché l'inoltro funzioni correttamente è necessario assicurarsi che la spunta Attivo sia abilitata.