La rubrica LegalCom è uno strumento completo per la gestione e organizzazione dei propri contatti, sia a livello personale, sia a livello di organizzazione.

In questo capitolo analizzeremo nel dettaglio le funzionalità dell'applicazione Rubrica, verrà spiegato come è possibile creare dei nuovi contatti, gestire molteplici rubriche e condividere le risorse con altri membri delll'organizzazione aziendale.

In fine vedremo come sfruttare le potenzialità di legalcom per sincronizzare i propri contatti presenti su legalcom su dispositivi mobile tramite protocollo cardDAV.

Analogamente a quanto già visto per l'applicazione Posta Elettronica, sul lato sinistro dell'interfaccia possiamo individuare una sezione dove viene mostrato l'elenco delle rubriche attualmente a nostra disposizione, che sono suddivise in personali e condivise, a seconda che queste siano di nostra proprietà, oppure ci siano state condivise da altri membri dell'organizzazione.

Nella parte superiore dell'elenco è presente una serie di pulsanti per svolgere le seguenti funzioni:

• Aggiungere una nuova rubrica
• Rinominare la rubrica selezionata (solo se si dispone dei permessi necessari)
• Eliminare una rubrica (non applicabile alle rubriche condivise da altri utenti)
• Condividere una rubrica personale con altri utenti dell'organizzazione
• Cercare ed aggiungere una rubrica condivisa da altri utenti nell'elenco rubriche
• Visualizzare l'indirizzo cardDAV per la sincronizzazione con dispositivi abilitati

Selezionando il pulsante raffigurante il simbolo + viene mostrata una finestra di dialogo attraverso la quale è possibile creare una nuova rubrica indirizzi, sarà sufficiente specificare il nome che si desidera assegnare alla rubrica e premere il pulsante OK per crearla.

Premendo il pulsante raffigurante l'icona della matita è possibile rinominare la rubrica selezionata. Anche in questo caso verrà mostrata una finestra di dialogo nella quale sarà possibile specificare il nuovo nome.

Importante: non è possibile rinominare la rubrica principale (Personal AddressBook) o le rubriche condivise da altri utenti

Cliccando sull'icona raffigurante un cestino della spazzatura è possibile eliminare una rubrica personale, prima dell'eliminazione viene presentata una finestra di dialogo che richiederà di confermare la scelta; l'operazione non è eseguibile sulla rubrica principale (Personal AddressBook) o su rubriche condivise per le quali non si dispone dei permessi necessari: in questo caso l'icona non sarà selezionabile.

Importante: Una volta eliminata, una rubrica, e tutti i contatti contenuti all'interno non saranno più recuperabili, l'eliminazione è definitiva.

Attraverso il pulsante condividi è possibile condividere una rubrica personale, e i relativi contatti presenti all'interno

Nella finestra di dialogo che viene mostrata è possibile utilizzare il pulsante di ricerca per ricercare all'interno degli utenti dell'organizzazione le persone con cui si desidera condividere la rubrica, che verranno aggiunte nella parte sinistra della schermata.

Sul lato destro della finestra di dialogo è quindi possibile specificare, per ciascun utente i permessi di cui questi dispone:

• Creazione: permette all'utente di creare nuovi contatti
• Lettura: permette all'utente di visualizzare i contatti
• Modifica: permette all'utente di modificare i contatti
• Elimina: permette all'utente di eliminare i contatti.

Attraverso questa funzionalità, è possibile aggiungere all'elenco una rubrica che ci è stata condivisa da un altro utente dell'organizzazione

Attraverso la finestra di dialogo che viene mostrata, è possibile effettuare una ricerca per nome della persona all'interno dell'organizzazione, e se risultano esservi rubriche condivise, queste verranno mostrate nell'elenco sottostante. Sarà quindi sufficiente premere sul pulsante salva per averle nell'elenco sulla sinistra.

L'indirizzo CardDAV è un particolare indirizzo internet che può essere utilizzato in applicazioni e dispositi mobile per mantenere sincronizzati i contatti legalcom con le proprie rubriche presenti su diversi dispositivi, quali smartphone, tablet o client di posta elettronica.

Cliccando sul pulsante che raffigura il simbolo del collegamento (una catenella a due anelli) viene presentata una finestra di dialogo contenente un collegamento internet simile al seguente

https://mail.servername.com/SOGo/dav/UTENTE/Contacts/personal/

questa informazione potrà essere copiata e inserita come parametro di configurazione nel software cardDAV desiderato; un esempio di configurazione con DavDROID verrà presentato in seguito.

Nella parte destra della schermata principale dell'applicazione Contatti viene mostrato l'elenco dei contatti contenuti nella rubrica selezionata

Selezionando un contatto, e cliccando sulla barra a scomparsa nella parte inferiore della finestra, è possibile accedere ad un riquadro dove vengono mostrati i dettagli; facendo doppio click su un contatto si accede invece ad una scheda dalla quale è possibile modificare i dettagli del contatto selezionato.

Nella parte superiore della videata sono presenti una serie di pulsanti che offrono le seguenti funzionalità:

• Nuovo: permette di aggiungere un nuovo contatto
• Modifica: permette di modificare un contatto esistente (equivale al doppio click su un contatto)
• Elimina: permette di eliminare un contatto
• Copia/sposta: permette di copiare o spostare un contatto in un'altra rubrica
• Importa: permette di importare dei contatti da un file .csv (comma separated values)

Selezionando il pulsante nuovo mo modifica, verrà presentata una finestra di dialogo come quella mostrata in figura

attraverso la quale sarà possibile inserire i dettagli relativi al contatto che si vuole aggiungere.

La scheda è analoga a quella che viene presentata quando si utilizza il pulsante modifica, con l'unica differenza che in quest'ultimo caso, i campi saranno già popolati con le attuali informazioni che caratterizzano il contatto da modificare.

Premendo il pulsante Salva le modifiche saranno apportate, e il contatto verrà, se non esistente, aggiunto alla rubrica.

Selezionando la voce Sposta verrà mostrata una finestra di dialogo che permette di spostare un contatto all'interno di un'altra rubrica.

Oltre a selezionare la rubrica di destinazione per i contatti selezionati, nel riquadro di sinistra l'utente può decidere se copiare o spostare i dati, e se eliminare tutto il contenuto dalla rubrica di destinazione prima di eseguire l'operazione.

Selezionando la voce importazione contatti, l'utente ha la possibilità di caricare in maniera massiva, a partire da un file di tipo .csv (comma separated values)